作った資料に自信がもてない・ミスや間違いが必ずあるときの３つの対策

新入社員だけに限るわけではありません。

誰かが作った資料というのは、必ずヒューマンエラーが含まれているため、誤字脱字を始め、様々なミスが含まれています。

この「ミスをしないで正確な資料を作る」というのは、ある種の技であり、特に若手の間には非常に役に立つスキルといえると思います。

その一方で、若手にかぎらず、いつになってもミスが入っていて、決して資料の精度が上がることがない人もいます。

この「ミスをしない」というのは、自分で徹底的に意識をして一定期間相当な負荷をかけて能力を高めないと決して身につくことはありません。

その点を考えると、新入社員など入社してまもなくの時に資料の内容や誤字脱字について口うるさく言ってくれる上司と一緒に仕事ができることは恵まれているのかもしれませんね。

怖い上司であればあるほど、同じミスは出来ないと自分へプレッシャーになりますが、そのような外的な環境がなければ、この「ミスをしない」というポイントを鍛えるのは難しいものです。

「後でやろう」は全力で避ける

自分も、よくミスをする人を見ていて初めて気づきましたが、ミスをする人というのは、資料を作るとき、あるいは確認をする作業の時ですら、面倒なポイントやややこしいポイントは後回しにしています。

他の簡単なところを終えてから、またこの時間がかかるところに戻ってこようと考えて、効率よく仕事を進めているようにも見えるのですが、実はこれは完全な誤り。

順序どおりに作業を進めず、書類の中で行ったり来たりをしなければいけない状況を作るのはNGです。

抜け漏れというのが、資料の精度を落とす最たるものですが、順序どおりに進めないだけで、このミスの発生頻度は飛躍的に高まってしまいます。

ミスを良くしてしまう人は、この後回しのくせを全力で避けるようにしましょう。

自分で作った資料は必ず一度はチェックされます。

他人がチェックするようなシステムとなっていないなら、自分でチェックをしなければいけないような状況を自分で作るべきです。

そのため、資料を作る段階から、「後で確認のしやすい作り方」をしておく必要があります。

単純に資料を作るということだけにフォーカスをするならば、一見遠回りのように見える作業もあるかもしれませんが、確認作業までを含めて初めて資料は資料として使うことが出来ます。

お客さんに持っていく提案書だろうが、社内の会議だろうが一緒です。

数字や漢字が一つ間違っているだけで、「他にもミスがあるんじゃないか」と読み手に疑心を抱かせてしまったらもう資料としての価値はゼロです。

つまり一つのミスが命取りになります。

だから、確認作業というのは、必ず必要になるプロセスであり、この点を意識しながら進めて行く必要があります。

具体的には、どこからか引用をしてきたデータがあるならそれは綺麗に保存をしておく、パソコン上だけでなくプリントアウトしてハードの資料としてもっておくなど。

一つ一つあとから振り返る作業を楽にする視点があるだけでぐっと作業効率は高まります。

夜に作る資料は、なぜか必ず一つはミスが含まれます。これはどんな人であれ、注意力は著しく低下するため、やむを得ないことでもあります。

朝には必ず資料のチェックをしましょう。

締め切りギリギリなので朝にチェックする時間がないというのは、そのスケジュールの段階から失敗をしています。

絶対に作った資料をすぐ出さなきゃ間に合わないような期日の設定をするのはやめましょう。

提出した資料が結局戻ってきて修正をしなきゃいけないほうが、時間が取られて仕事は進みません。